Delegación de tareas

Delegación de tareas

En el post de hoy trataremos de explicar en qué consiste la delegación de una tarea, tipos, actores y características, haciendo un especial énfasis en las ventajas de la misma.

Qué es delegar

Delegar consiste en proporcionar a una persona o empresa el poder, la autoridad, la autonomía, la facultad o la responsabilidad para que pueda tomar decisiones, resolver problemas, desempeñar funciones o ejecutar tareas, sin necesidad de que nos tenga que consultar u obtener nuestra aprobación.
Es necesario destacar que delegar no es simplemente la asignación de un mayor número de tareas a un trabajador, sino que al delegar, el trabajador adquiere el poder para tomar las decisiones que crea conveniente, la autoridad para ejecutar la tarea como juzgue mejor, la autonomía en el desempeño de la tarea, la facultad para representarnos en el cumplimiento de la tarea, y la responsabilidad por la tarea y por los resultados, si bien la responsabilidad final puede caer también del lado de la persona que delega.

Tipos de delegación

Una tarea puede ser delegada de manera interna o externa, dependiendo si el delegado forma parte del ámbito de la tarea a delegar (por ejemplo, es un trabajador que está al mando del responsable de la tarea, que es quien delega), o si por el contrario se establece una relación a medida para establecer la delegación (se subcontratan los servicios de un especialista en la materia de manera normalmente puntual para llevar a cabo únicamente dicha tarea, al término de la cual la relación concluye).

En qué proyectos delegar

Para elegir correctamente la tarea, debemos ser conscientes de que existen unas más convenientes que otras para la delegación, y si bien para algunas es totalmente recomendables, es necesario saber identificar aquellos proyectos en los que no es recomendable, atendiendo a los siguientes criterios: responsabilidad, control, autonomía, complejidad, traspaso de conocimiento, esfuerzo, presupuesto.

En quién delegar

Es necesario identificar a la persona adecuada, requieriendo de esta forma a personas que sean capaces de concentrar el mayor número y en la mayor medida las siguientes aptitudes: proactividad, participación, capacidad de integración, colaboración, decisión, confianza, seguridad, resolutividad.

Cuándo delegar

Dado el escenario actual, tenemos que saber cuándo delegar, y aquí exponemos una serie de motivos que aconsejan la delagación:

  • Carencia de conocimientos, habilidades o de la experiencia necesaria para encargarnos de una tarea
  • Falta de tiempo para hacer una labor
  • Necesidad de dedicarnos a una tarea más rentable, o tal vez a abrir otro tipo de negocios para explotar en el futuro
  • Porque, aunque podamos realizar una labor, siempre hay alguien que podría hacerlo más rápido, mejor y por menos dinero

Por qué delegar

¿Qué ventajas e inconvenientes presenta la delegación de tareas?

Ventajas:

  • mayor tiempo libre: nosotros solos no podemos hacerlo todo. Al delegar, nos liberamos de tantas funciones o tareas, y obtenemos un mayor tiempo libre que podemos utilizar para realizar solamente funciones o tareas importantes, o para poder realizarlas de una manera más eficiente.
  • aprovechar las competencias de los trabajadores: al delegar, podemos aprovechar al máximo los conocimientos, las habilidades, las capacidades, las aptitudes, la creatividad y el liderazgo de nuestros trabajadores. Competencias que antes podríamos ni siquiera haber sabido que existían.
  • mayor motivación: al darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, nuestros trabajadores se sentirán más considerados, más útiles y más importantes, aumentando así su autoestima y su motivación.
  • mayor compromiso: a darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o responsabilidad, nuestros trabajadores se sentirán más reconocidos, más tomados en cuenta y con mayor influencia en los resultados, aumentando así su identificación y compromiso con la empresa.
  • mayor participación: al contar con trabajadores más identificados y comprometidos, tendremos trabajadores más participativos y así, por ejemplo, trabajadores que nos brinden sugerencias por iniciativa propia, o que sean más cooperativos con sus compañeros y con nosotros.
  • mayor productividad: al contar con trabajadores con mayor autoestima y motivación, más identificados y comprometidos con la empresa, y más participativos y cooperativos, tendremos trabajadores más productivos y eficientes.
  • mayor eficiencia: al delegar no sólo tendremos trabajadores más eficientes, sino que también el hecho de delegar nos permitirá tener procesos más eficientes, por ejemplo, debido a que el trabajador ya no necesitará estar consultándonos u obteniendo nuestra aprobación para tomar una decisión, resolver un problema o ejecutar una tarea.
  • mayor rentabilidad: finalmente, al contar con trabajadores motivados, identificados, comprometidos, participativos, productivos y eficientes, tendremos una mayor producción (pero de calidad), clientes más satisfechos, mayor competitividad, y una mayor rentabilidad en nuestra empresa.

Inconvenientes de una delegación inapropiada:

  • Descentralización: aparición de corrientes divergentes a las deseadas en la estrategia de la empresa
  • Descontrol: sensación producida al empresario al no poder llevar a cabo todas las tareas deseadas
  • Pérdida de perspectiva

Cómo delegar

Pasos y buenas practicas para el éxito en la delegación

  • Tener claro en qué consiste la tarea: Muchas veces los fracasos en las tareas de delegación se originan en que la persona que delega, no tiene claro que es lo que quiere delegar. El escribir nos ayuda a descubrir las lagunas o ambigüedades que tiene nuestra comprensión del problema. Cuando no delegamos la tarea, al ejecutarla por nosotros mismos vamos a ir descubriendo y solucionando esas diferencias. Para poder delegar la tarea, debemos tenerla muy clara.
  • Dar consignas muy claras y específicas: Es necesario, al delegar una tarea, que la persona que la reciba sea informada de todo lo que se espera de ella, y que la explicación sea adecuada a su nivel de comprensión y experiencia. Estas pautas deberán incluir claramente los objetivos a lograr, los plazos de ejecución, los recursos que se dispondrán, etc.
  • Elegir la persona adecuada: La eficiencia se logra cuando la capacidad de la persona es suficiente pero no sobreabundante. Si el presidente manda a un gerente a comprar caramelos para su uso personal, o se encarga al cadete trazar los planos de un circuito electrónico, se estará eligiendo personas que no son las adecuadas para esa tarea. Para elegir a la persona adecuada, debería realizarse una lista de los requisitos que el candidato debe reunir para recibir esa delegación. Una vez más el escribirlas, nos ayudara a clarificar nuestros pensamientos y a evitar vaguedades que luego pueden causar efectos indeseables.
  • Definir pautas de evaluación: Cuando una tarea sale de nuestra órbita personal, debemos conservar el control del desempeño de la misma, mediante evaluaciones periódicas del desempeño. Estas evaluaciones deben ser conocidas por la persona que recibe la delegación e, incluso, es muy aconsejable que participe en la definición de esas pautas y en la evaluación de la misma. Es importante que si se dan las causas, se recompense

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Publicado en agosto 3, 2012

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